Inngangur

Stjórnir Varðar trygginga hf. og Varðar líftrygginga hf., f.h. samstæðunnar, (saman nefnt „Vörður“) setja hér með stefnu um reglufylgni (hlítingarstefnu) með vísan til 17. gr. reglugerðar nr.  585/2017,  um vátryggingastarfsemi, sbr. einnig 270. gr. EU reglugerðar nr. 35/2015 og afleiddra gerða, s.s. Guidelines on system of governance.

Solvency II regluverkið gerir skýrar kröfur um m.a. stefnur sem stjórn skal setja. Regluvarsla og reglufylgni er hluti af skipulagi vátryggingarfélaga og þáttur í innra eftirlitskerfi þess. Skilvirkt innra eftirlit vátryggingarfélaga er talin vera forsenda fyrir öruggri og traustri starfsemi allra fyrirtækja. Stefna þessi er því hluti af innra eftirlitskerfi Varðar þar sem leitast skal við að til staðar séu ferlar og verklagsreglur sem auka líkur á reglufylgni.

Stefna þessi er sameiginleg stefna stjórnar Varðar trygginga hf. og stjórnar Varðar líftrygginga hf. en allri daglegri starfsemi Varðar líftrygginga er útvistað á grundvelli útvistunarsamnings til Varðar trygginga. Eftirlit með framkvæmd stefnunnar er því fyrst og fremst í höndum stjórnar Varðar trygginga.

Markmið og tilgangur

Markmið  stjórnar með stefnu um reglufylgni er að leitast við að auka líkur á að Vörður fylgi lögum og reglum sem um starfsemina gilda og að til staðar séu skilvirkir ferlar og verklagsreglur sem tryggja að eftirlit sé með nýjum lögum og reglum og jafnframt að til staðar sé skilvirk innleiðingaráætlun sem tryggir að ný lög séu innleidd í starfsemi félagsins á fullnægjandi hátt.  

Tilgangur stefnunnar er að leitast við að tryggja að markmiðinu um reglufylgni sé náð með því að skilgreina meðal annars mismunandi hlutverk stjórnar, stjórnenda og annarra aðila sem mikilvægu hlutverki gegna í innra eftirlitskerfi félagsins. Með stefnunni er leitast við að tryggja að til staðar séu nauðsynlegir verkferlar, verklagsreglur og áætlun til að markmiðinu um reglufylgni sé náð.

Ábyrgð og framkvæmd

Stjórn Varðar ber ábyrgð á stefnu þessari en eitt meginhlutverk stjórna vátryggingafélaga er að sjá til þess að vátryggingafélag starfi í samræmi við gildandi lög og reglur.

Forstjóri ber ábyrgð á framkvæmd stefnunnar og ber ábyrgð á því að til staðar séu nauðsynlegir ferlar og  áætlun um reglufylgni. Á forstjóra hvílir enn fremur sú skylda að sjá til þess að ferlið og áætlun um reglufylgni sé yfirfarin og rýnd reglulega og haft sé eftirlit með því að áætlunin uppfylli þær kröfur sem gerðar eru.

Eitt meginhlutverk endurskoðunarnefndar er að tryggja viðhlítandi innra eftirlit. Þannig skal endurskoðunar-nefnd sjá til þess að þeir ferlar og verklagsreglur sem stefna þessi kveður á um að settir séu, séu rýndir og yfirfarnir reglulega sem hluti af skilvirku innra eftirlitskerfi.

Regluvörður ber ábyrgð á því að setja áætlun um reglufylgni og ber jafnframt ábyrgð á því að setja almennt ferli um innleiðingu á lögum og reglum.

Upplýsingagjöf og Endurskoðun stefnu

Stjórn getur hvenær sem er kallað eftir upplýsingum frá endurskoðunarnefnd, forstjóra og öðrum stjórnendum s.s. regluverði um m.a. ferla og áætlun um reglufylgni.

Stefna þessi skal endurskoðuð og yfirfarin a.m.k árlega, eða eftir þörfum með tilliti til lagabreytinga og annarra breytinga sem áhrif geta haft á efni stefnunnar.

Undirritun

Stefna þessi er sameiginleg stefna stjórnar Varðar trygginga hf. og Varðar líftrygginga hf. og undirrita því stjórnarmenn beggja félaga undir stefnu þessa.

Þannig samþykkt af stjórnum Varðar trygginga hf. og Varðar líftrygginga hf.

Reykjavík, 18. apríl 2018