Inngangur

Vörður tryggingar hf. og Vörður Líftryggingar hf. (hér eftir Vörður) er vátryggingafélag sem starfar á grundvelli laga nr. 100/2016 um vátryggingastarfsemi (hér eftir vtsl.). Vörður skal tryggja að stjórn og starfsmenn félagsins starfi í samræmi við eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti og venjur í vátryggingaviðskiptum og með hag umbjóðenda fyrir augum sbr. 1. mgr. 9. gr. vtsl.

Stefna þessi byggir á 9. gr. vtsl., 258. gr. reglugerðar 2015/35/ESB og reglum nr. 672/2017 um eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti vátryggingafélaga og er sameiginleg fyrir bæði Vörð tryggingar og Vörð líftryggingar hf.

         Orðskýringar

Í stefnu þessari merkir:

Hagsmunaárekstrar: Aðstæður sem geta komið upp þegar Vörður þjónar hagsmunum tveggja eða fleiri aðila og er í aðstöðu til að láta einn aðila njóta betri kjara á kostnað annars og skaða á þann hátt hagsmuni viðskiptavinar.

Sviksemi: Hætta á svikum sem getur valdið Verði fjárhagslegu tjóni, eða er fyrirfram metið líklegt til að geta valdið félaginu fjárhagslegu eða annars konar tjóni s.s. orðspori þess með misnotkun á fjármunum eða eigum félagsins.

Hagaðili: Viðskiptavinur (einstaklingar og lögaðilar) sem félagið veitir, hyggst veita eða hefur veitt þjónustu til eða er í öðru viðskiptasambandi við nær einnig til þjónustuaðila, samstarfsaðila eða birgja.

Tengdir aðilar: Til tengdra aðila í þessari stefnu teljast:

a.       Aðili sem er beint eða óbeint tengdur Verði í gegnum yfirráð, s.s. móðurfélag eða dótturfélög.

b.       Aðilar undir beinum eða óbeinum yfirráðum einstaklinga sem eru tengdir ýmist með hjónabandi, skyldleika í beinan legg eða fjárhagslegum böndum s.s. í gegnum viðskipti og fjárfestingar.

Starfsmaður: Starfsmaður eða verktakar eða hver sá einstaklingur sem starfar undir stjórn Varðar eða á ábyrgð Varðar.      

Markmið og Gildissvið

Markmið stefnu um hagsmunaárekstra og sviksemi er að sýna fram á Vörður og starfsmenn þess fari eftir lögum og reglum sem gilda um starfsemi þess og jafnframt geri nauðsynlegar ráðstafanir til að draga úr líkum á hagsmunaárekstrum og hugsanlegum svikum. Stefnan eykur trúverðugleika Varðar og eykur líkur á samræmdri meðhöndlun á hagsmunaárekstrum. Með greiningu hagsmunaárekstra og greiningu hættu á mögulegri sviksemi er dregið úr líkum á að hagsmunaárekstrar verði eða að sviksemisáhætta raungerist. Slíkar aðgerðir eru til þess fallnar að standa vörð um orðspor og trúðverðugleika félagsins og starfsmenn þess.

   Greining hagsmunaáreksta og sviksemi

Vörður hefur greint við hvaða aðstæður hagsmunaárekstrar og svik geti hugsanlega skapast.

Greindir hagsmunaárekstrar og sviksemi geta komið upp á milli eftirfarandi aðila:

• Milli Varðar (þ.m.t. tengdra aðila) og viðskiptavina

• Milli starfsmanna Varðar og tendra aðila.

• Milli Varðar og starfsmanna Varðar.

Í starfsemi Varðar geta hagsmunaárekstrar hugsanlega skapast og svik orðið með eftirfarandi hætti (ekki tæmandi talið):

a.       Starfsmenn sem koma að fjárfestingarákvörðunum taki ákvarðanir út frá eigin hagsmunum eða hagsmunum tengdra aðila.

b.       Starfsmenn stunda hliðarstarfsemi, eða aukavinnu, eru stjórnarmenn eða eigendur félaga eða fyrirtækja sem eru annað hvort í samkeppni eða eru þannig að hætta er á hagsmunaárekstrum.

c.        Starfsmenn semja við þá sem geta talist tengdir aðilar.

d.       Þegar starfsmennhafa fjárhagslegan hvata eða annars konar hvata til þess að setja hagsmuni annars viðskiptavinar framar hagsmunum hlutaðeigandi viðskiptavinar.

e.       Þegar starfsmenn þiggja eða munu þiggja umbun í tengslum við þjónustu.

f.         Þegar starfsmenn hafa hagsmuna að gæta af niðurstöðu þeirrar þjónustu sem viðskiptavini eða tengdum aðila er veitt.

g.       Þegar starfsmaður stundar sams konar rekstur og viðskiptavinur eða tengdur aðili.

h.       Þegar aðgreining sviða eða starfa er ekki nægileg innan félagsins t.d. þegar sami aðili sér um afstemmingar og eignavörslu, skráningu og stofnun tjóns og útgreiðslu þess.

Vörður skal halda skrá yfir mögulega hagsmunaárekstra og hugsanleg svik á hverju sviði fyrir sig, ásamt  ráðstöfunum til að draga úr líkum á hagsmunaárekstrum eða svikum.

Regluvöður skal halda utan um skrá þessa og sjá til þess að hún sé reglulega yfirfarin og uppfært eftir þörfum.

  Ráðstafanir

Vörður skal grípa til viðeigandi ráðstafana til að takmarka hættuna á að hagsmunaárekstrar verði eða að þeir endurtaki sig og grípatil aðgerða til að koma í veg fyrir að þeir hafi í för með sér skaðlegar afleiðingar.

Meðal þeirra ráðstafana sem Vörður viðhefur til að draga úr líkum á hagsmunaárekstrum og svikum má nefna eftirfarandi:

Aðskilnaður starfssviða

Með aðskilnaðnum er átt við að starfssvið eru aðskilin í daglegri stjórnun eftir því sem við á og í upplýsingakerfum. Með aðskilnaði er hægt að koma í veg fyrir að trúnaðarupplýsingar fari á milli starfsmanna og tryggir samræmda meðhöndlun mála og minnkar hættu á hlutdrægni við meðferð og afgreiðslu mála. Störf eru aðgreind milli starfsmanna til þess að draga úr hættu á svikum.  Kerfislægar aðgangsstýringar eru einnig viðhafðar og nauðsynlegar til að tryggja aðskilnað starfa og draga úr líkum á svikum

Fylgni við lög og reglur

Starfsmönnum Varðar ber að fara eftir lögum og reglum sem um félagið gildir.

Meðferð trúnaðarupplýsinga

Vörður hefur sett sér innri verklagsreglu sem fjallar um meðferð trúnaðar- og persónuupplýsinga hjá félaginu. Ábyrg meðferð persónuupplýsinga er ætlað að draga úr hættu á misnotkun trúnaðar- og persónuupplýsingum til hagsbóta fyrir skráða aðila.  

Fylgni við verklagsreglur og vinnulýsingar

Vörður leggur upp með að starfsmenn fari eftir þeim verklagsreglum og vinnulýsingum sem félagið hefur sett sér til að tryggja jafnræði viðskiptavina og koma í veg fyrir hagsmunaárekstra og draga úr líkum á svikum. Víða í verklagsreglum er kveðið á um aðgerðir sem skal viðhafa til að draga úr líkum á hagsmunaárekstrum og svikum s.s. varðandi samþykkt tjóna og útgreiðslu bóta.

Fræðsla

Vörður upplýsir starfsmenn sína reglulega um þær reglur sem gilda um starfsemina og breytingar sem verða á lögum, reglum eða framkvæmd innan starfseminnar eftir því sem við á. Vörður leggur ríka áherslu á að starfsmenn sæki námskeið tengd störfum sínum auk þess að sækja námskeið innanhúss sem varða félagið.

      Innri Reglur Varðar til að draga úr líkum á hagsmunaárekstrum og sviksemi

Vörður hefur sett sér eftirfarandi reglur til að draga úr líkum á  hagsmunaárekstrum og svikum:

Siðareglur Varðar

Regla um verðbréfaviðskipti starfsmanna

Reglur Varðar líftrygginga hf. um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

Regla um atvinnuþátttöku starfsmanna

Reglur um viðskipti tengdra aðila

Verklagsregla um meðferð trúnaðar-og persónuupplýsinga

Undirskriftarreglur Varðar

Almennar starfsreglur Varðar s.s. um útgreiðslu bóta og samþykkt tjóna.       

Framkvæmd

Ábyrgð og eftirlit

Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra hvers sviðs að tryggja að hagsmunaárekstrar og sviksemi séu greindir og þeir skráðir og jafnframt bera þeir ábyrgð á því að tilkynna til regluvarðar ef upp kemst um annað hvort hagsmunarekstra sem leiða til tjóns eða aðgerðir sem eru til þess fallnar að auka líkur á  hagsmunaárekstrum eða svikum.

Forstjóri ber ábyrgð á því að starfsmenn hljóti fullnægjandi fræðslu um hagsmunaárekstra og sviksemisáhættu og séu meðvitaðir um skyldur sínar.

Starfsmenn skulu vera meðvitaðir um hvar hættur á hagsmunaárekstrum eða sviksemi liggja og ber skylda til að tilkynna fyrirfram ef hætta er á til að mynda hagsmunarekstrum t.d. vegna tengsla.

Regluvörður hefur eftirlit með framkvæmd stefnunnar. Tilkynna skal til regluvarðar öll hugsanleg brot gegn stefnu þessari.       

Gildistaka og endurskoðun

Stefna þessi tekur gildi við samþykkt hennar. Stefna þessi skal endurskoðuð og yfirfarin eftir þörfum með tilliti til lagabreytinga og annarra breytinga sem áhrif geta haft á efni stefnunnar.

       Undirritun

Þannig samþykkt af stjórnum Varðar trygginga hf. og Varðar líftrygginga hf.

 Reykjavík, 28. ágúst 2019