Reglur um vernd uppljóstrara

Reglur um verklag við uppljóstrun starfsfólksum lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi.

1. Inngangur

Vörður tryggingar hf. og Vörður líftryggingar hf. (hér eftir „Vörður“) er vátryggingafélag sem starfar á grundvelli laga nr. 100/2016 um vátryggingastarfsemi (hér eftir „vtsl“) og lítur eftirliti Fjármálaeftirlits Seðlabanka Íslands á grundvelli laga nr. 87/199

Reglur þessar eru settar með vísan til 1. mgr. 5. gr. laga nr. 40/2002 um vernd uppljóstrara (hér eftir „lögin“).

2. Orðskýringar

Í reglum þessum merkir:

  • 1. Innri uppljóstrun : Að starfsmaður greini, í góðri trú, frá upplýsingum eða miðli gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns, til aðila innan fyrirtækisins eða til opinbers eftirlitsaðila.

  • 2. Ytri uppljóstrun: Að starfsmaður greini, í góðri trú, frá upplýsingum eða miðli gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns, til aðila utan fyrirtækisins, svo fremi sem starfsmaðurinn hefur réttmæta ástæðu til að ætla að um háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu. sbr. 3. gr. laganna. Ytri uppljóstrun er að jafnaði ekki heimil nema innri uppljóstrun hafi fyrst verið reynd til þrautarsbr.4. mgr.1. gr. laganna og að uppfylltum nánari skilyrðum sem tilgreind eru í 2. mgr. 3. gr.laganna.

  • 3. Góð trú: Að starfsmaður hafi góða ástæðu til að telja að gögnin eða upplýsingarnar sem miðlað er séu réttar. Það sé í þágu almennings að miðla þeim og að hann eigi ekki annan kost í stöðunni ef koma á í veg fyrir þau brot eða þá háttsemi sem um ræðir.

  • 4. Ámælisverð háttsemi: Það hátterni sem stefnir almannahagsmunum í hættu, t.d. hátterni sem ógnar heilsu eða öryggi fólks eða umhverfi, án þess að um sé að ræða augljóst brot á lögum eða reglum.

  • 5. Starfsmaður/starfsfólk: Sá aðili sem hefur aðgang að upplýsingum eða gögnum um starfsemi vinnuveitanda vegna hlutverks síns, þ.m.t. er ráðinn, settur, skipaður, sjálfstætt starfandi verktaki, stjórnarmaður, starfsnemi, tímabundinn starfsmaður eða sjálfboðaliði sbr. skilgreining 2. mgr.1. gr. laganna. Starfsmaður nýtur verndar samkvæmt ákvæðum framangreindra laga um vernd uppljóstrara, eftir að hlutverki hans lýkur.

  • 6. Uppljóstrari (e.whistleblower): Sá aðili, starfsmaður skv. framangreindri skilgreiningu, sem í góðri trú greinir frá upplýsingum eða miðlar gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns.

3. Markmið og gildissvið

Markmið með reglunni er að stuðla að því að upplýst verði og tilkynnt um mögulegt lögbrot og/eða aðra ámælisverða háttsemi hjá Verði. Þannig drögum við jafnframt úr líkum á slíkri háttsemi sem og tryggjum vernd fyrir þann aðila sem upplýsir eða tilkynnir um slíka háttsemi. Reglur þessar gilda um allt starfsfólk Varðar og aðra aðila sem falla undir skilgreiningu á starfsmanni sbr. 5 tl. 2.gr. þessara reglna.

4. Málsmeðferð við tilkynningu um hugsanleg lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi.

Starfsfólki Varðar er heimilt, í góðri trú, að tilkynna, greina frá upplýsingum eða miðla gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfseminni til aðila innan þess sem tilgreindur er í reglum þessum og stuðlað getur að því að látið verði af eða brugðist við hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi. Einnig er heimilt að tilkynna beint til lögregluyfirvalda eða annarra opinberra eftirlitsaðila sem við eiga, t.d. umboðsmanns Alþingis, ríkisendurskoðanda og Vinnueftirlitsins eða annarra eftirlitsaðila eftir atvikum.

Miðlun getur verið til næsta yfirmanns, mannauðsstjóra eða regluvarðar. Tilkynningu er bæði hægt að skila inn undir nafni eða nafnlaust. Móttakandi upplýsinganna er skylt að bregðast við með það að markmiði að að látið verði af hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi eða að brugðist verði við á annan hátt.

Innan þriggja mánaða frá tilkynningunni skal móttakandi upplýsinga greina starfsmanni frá því hvort upplýsingarnar hafi orðið tilefni til athafna og jafnframt greina frá því til hvaða athafna hefur verið gripið. Þetta gildir eingöngu ef sá sem uppljóstrar eða tilkynnir gerir svo undir nafni.

Móttakandi upplýsinga skal gæta trúnaðar um persónuupplýsingar þess sem uppljóstrar eða tilkynnir nema hinn síðarnefndi veiti afdráttarlaust samþykki sitt fyrir því að trúnaði sé aflétt.

Starfsmanni sem tilkynnt hefur og miðlað upplýsingum án þess að það hafi leitt til fullnægjandi viðbragða innan fyrirtækis s, er í góðri trú heimilt að miðla umræddum upplýsingum eða gögnum til utanaðkomandi aðila, svo fremi sem starfsmaðurinn hefur réttmæta ástæðu til að ætla að um þesskonar háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu.

Þegar tilkynning og miðlun samkvæmt framangreindu kemur ekki til greina af gildum ástæðum, er í algerum undantekningartilvikum, heimilt að tilkynna til utanaðkomandi aðila svo kölluð ytri uppljóstrun án þess að innri uppljóstrun hafi áður átt sér stað.

Fortakslaust skilyrði er að slík miðlun teljist í þágu svo brýnna almannahagsmuna að hagsmunir vinnuveitanda eða annarra víki fyrir hagsmunum af því að upplýsingum sé miðlað. Dæmi um slíkt eru atvik sem ætlað er að vernda;

  • 1) öryggi ríkisins eða hagsmuni ríkisins á sviði varnarmála,

  • 2) efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins,

  • 3) heilsu manna,

  • 4) umhverfið.

5. Vernd uppljóstrara

Tilkynning og miðlun upplýsinga, að fullnægðum skilyrðum ákvæða laga nr. 40/2020 um vernd uppljóstrara, telst ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundinn af samkvæmt lögum eða með öðrum hætti t.d. ráðningarsamningi, siðareglum eða öðrum innri reglum Varðar. Slík tilkynning leggur hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð á viðkomandi og getur ekki leitt til stjórnsýsluviðurlaga eða íþyngjandi úrræða að starfsmannaeða vinnurétti.       Óheimilt er að láta starfsmann sæta óréttlátri meðferð skv. 2. mgr.4. gr. laganna. Til slíkrar meðferðar telst t.d. að rýra réttindi, breyta starfsskyldum á íþyngjandi hátt, segja upp samningi, slíta honum eða láta hvern þann sem tilkynnt hefur og miðlað upplýsingum gjalda þess á annan hátt. Brot á því getur varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.

Komi til ágreinings fyrir dómi um stöðu starfsmanns með tilliti til hvort tilkynning og miðlun upplýsinga hafi verið óheimil eða ef starfsmaður er látinn sæta óréttlátri meðferð í kjölfar hennar skal veita starfsmanninum gjafsókn í héraði, fyrir Landsrétti og Hæstarétti. Gjafsókn fellur niður ef sýnt er fram á fyrir dómi að starfsmaður hafi ekki verið í góðri trú þegar upplýsingum var miðlað.

6. Eftirlit

Regluvörður skal hafa eftirlit með framkvæmd þessara reglna. Mannauðsstjóri ber ábyrgð á að málsmeðferðarreglum sé fylgt.

7. Gildistaka

Reglur þessar taka gildi við birtingu. Reglurnar skulu endurskoðaðar eins oft og þurfa þykir, þó a.m.k. á þriggja ára fresti. Reglur um verklag við uppljóstrun starfsfólks um lögbrot eðaa ðra ámælisverða háttsemi

Þannig samþykkt af forstjóra Varðar trygginga hf. þann 6. janúar 2021